Preview: Ny bog om forhandlingsteknik
Kapitel 1. Forhandling
Hvad vil det sige at forhandle? Hvad er en forhandling overhovedet? Der findes mange meget forskellige svar, og her er mit: En forhandling er en dialog hvis formål er at indgå en handel. I ordet dialog ligger at der er (mindst) to parter. Den ene har noget den anden gerne vil have, og vice versa. Det ligger i definitionen at transaktionen er frivillig, det vil sige uden brug af trusler og vold. I ordet dialog ligger desuden at man krejler frem og tilbage og fremsætter bud på løsninger for at finde frem til balancen mellem parternes ønsker og behov.
Forskellig fra andre dialoger
Hvad er en forhandling så ikke? Det er relevant at spørge om. Jeg har nemlig læst og hørt utallige gange, selv på universiteters kurser, at nærmest enhver samtale er en forhandling. Eller den anden variant: Alt er til forhandling! Eller: Forhandling er enhver samtale hvor man håndterer en uenighed. Påstande som disse er ubegribeligt levedygtige trods deres åbenlyse absurditet. For selvfølgelig er alt ikke forhandling, og alt er ikke til forhandling. Tværtimod. Forhandling er en specifik måde at kommunikere på, med et specifikt formål. Forhandling er heller ikke enhver problemløsende dialog, som forhandlingseksperter igen og igen formulerer det. At diskutere eller bare snakke sig frem er vel også problemløsende. Men hvis man ikke handler, og hvis formålet ikke er en transaktion, er det ulogisk at kalde det forhandling.
To typer dialog skal du især kunne skelne fra forhandling: A) argumentation og B) konfliktløsning. Både argumentation og konfliktløsning er specifikke måder at kommunikere på, og de er begge noget andet end at forhandle. Du kan se forskellen alene ved at spørge om formålet. Når man argumenterer, er formålet at overbevise, dvs. at opnå et ja hvor der ellers var sagt nej. Og altså ikke en handel. Formålet med konfliktløsning er at forbedre en skadet relation. Det handler om følelser. Her skal man man fx lytte, forstå, fortælle, sige undskyld, tilgive. Formålet med en forhandling er i sammenligning kun materielt. I en forhandling udveksler man løfter om hvad der skal gøres, og hvad man får af hinanden. Det handler hverken om følelser eller om at overbevise, men alene om hvad der kan aftales.
Filosoffer har i århundreder grublet over hvordan vi mennesker helt siden de ældste sprog og civilisationer har måttet lære os alternativer til vold når vi skulle fungere kollektivt. Jeg tænker at alle samfund må være baseret på at vi kan diskutere med hinanden, men også at vi kan løse konflikter når nogen bliver uvenner, og at vi kan handle med hinanden og bytte os til det vi mangler. Filosoffen Platon mente at det nærmest er definitionen på et civiliseret samfund at vi kan hjælpe hinanden når vi ikke er selvforsynende. Summa summarum: Forhandling er et urgammelt vilkår og en del af ethvert fællesskab. Og så er det noget andet end at argumentere, og også noget andet end at løse konflikter. Forhandling er, som navnet siger, når man indgår handler.
Forhandler forældre med deres børn?
En sidste ting jeg absolut ikke synes vi kan regne med som forhandling, er privatlivets dagligdags problemløsning. Det er ikke en forhandling når man diskuterer hvor familien skal hen på ferie, eller om husets teenager må være sent ude. Rigtig mange bøger og eksperter påstår dette, men jeg siger nej. Dels mener jeg at forhandling er professionelt arbejde, eller i hvert fald noget der foregår i samfundet. Desuden er forhandling principielt en proces mellem ligeværdige parter. Børn og forældre er ikke ligeværdige parter, og spisebordet er ikke samfundet. Familiens kommunikation er vigtig i andre sammenhænge, men den har ikke noget at gøre med forhandlingsteknik.
Fun fact: Det engelske ord negotiation kommer fra latin: nec otium. Direkte oversat: ikke fritid. Altså arbejde. Så de gamle romere giver mig ret: Forhandling er arbejde, ikke familieliv.
Salg
Forhandingsteknik indgår selvfølgelig i den faglighed en sælger har brug for. Men det er stadig vigtigt at kunne skelne. I prinicippet foregår forhandlingen nemlig først når salget er på plads. Salgspersonen og kunden har et arbejde med at finde frem til salgets og samarbejdets design, og dette arbejde har sit helt eget forløb. Forhandlingen er de sidste få meter frem til den endelige aftale. Her tinger man om kontraktens vilkår. Hvis man blander salg og forhandling for meget sammen undervejs, taber man sandsynligvis værdi i begge processer.
Forhandling er som regel formel
Lad os også gå ud fra at forhandling er en formel proces. Eller i det mindste at det som udgangspunkt bør være det. Dette er måske i højere grad et godt råd end en definition. Hvordan det formelle kommer til udtryk, afhænger af situationen. Det kan være noget med at man formelt har aftalt at man mødes for at forhandle. Eller noget med at være professionelt klædt eller udtrykke sig formelt. Med andre ord: De forhandlende kan skabe en kontekst og en iscenesættelse der indebærer og udtrykker respekt og autoritet.
Men hvorfor er det formelle en fordel? Fordi du så har mere styr på hvad der foregår. Du er i højere grad med til at skabe koreografien. Forestil dig fx at du skal forhandle løn med din chef. Du har bedt om mødet flere gange, og hun har slået det hen. Så en dag siger hun ude på gangen, hvor I mødes tilfældigt: Skal vi lige snakke om din løn? Og så står du dér, hektisk og overrumplet. Hvis det i stedet foregår ved et aftalt, formelt møde, kan du komme velforberedt og med autoritet. Og du kan koncentrere dig om at bruge dine værktøjer og styre processen frem mod det mål du har brug for at nå.
Interessebaseret forhandling
Institut for jura på Harvard University i USA oprettede i 1980’erne en særlig afdeling for forhandling. Man navngav den Program on Negotiation (PON). Den har som forsknings- og undervisningsenhed opnået en unik status som formidler af forhandlingsteknik. Undervisere som William Ury og Robert Fisher har fået bemærkelsesværdig succes med deres populære bøger. Deres mest berømte bestseller, Getting to Yes, er formentlig det mest citerede værk om forhandling overhovedet.
PON’s egen fortælling er at man fandt ud af at amerikanske og internationale forhandlere led alt for store tab. Angiveligt mistede industrier og nationer ufattelige summer på ikke at udnytte de muligheder der ligger i forhandlinger. Man kunne iagttage at parterne talte ud fra standpunkter de stod urokkeligt fast på. Research viste at man typisk forsøgte at bruge magt i stedet for at arbejde med kreative løsninger der kunne forgylde begge sider af bordet. Så det man satte sig for i PON, var at beskrive og udvikle en (ny) version af ægte forhandling. En metode som bygger på et kreativt syn på parternes interesser frem for at hævde en ret eller stille uforsonlige krav. Metoden blev navngivet interessebaseret forhandling, og nogle gange kaldes den også distributiv forhandling eller principled negotiation. Ud af dette opstod en tradition og en undervisning som jeg selv er blevet en del af. PON holder kurser og seminarer året rundt på eller i nærheden af Harvard Law Schools campus i Boston. Ikke kun for indskrevne studerende, men også for betalende kursister udefra. Deraf kan man muligvis også slutte at PON er en god forretning for universitetet.
I virkeligheden mener jeg ikke Harvard Law School har opfundet den interessebaserede forhandling. Den kendte man også i antikken, og politisk videnskab har udviklet såkaldt kontrakttænkning i århundreder. Moderne formidlere af forhandling kan i mine øjne derfor tendere mod det let komiske når de igen og igen “opfinder” kontrakttænkning og forkynder den evangelisk under nye navne.
Bluff er (lidt) tilladt
En af de spændende ting ved forhandling er at det ser ud til at man, inden for visse rammer, som man automatisk og på forhånd er enige om, gerne må bluffe en lille smule. Eller retttere: Man skal. Man lægger nemlig ud med højere krav end man sigter på at få opfyldt. Begge parter ved det godt. Og så giver man sig undervejs på hver sin side af bordet, bid for bid. Det er således okay og forventet, faktisk nødvendigt, at man foregiver noget der faktisk ikke er helt sandt. Man spiller et spil med uskrevne regler. Man skal som forhandler også være bevidst om at den anden part billedlig talt kan have nogle kort oppe i ærmet. Dette gælder for forhandling, men ikke for andre samtaleformer. Og du skal kunne navigere i dette game som forhandler.
Forestil dig at den anden part siger til sig: Her presser du mig til det yderste. Det ligger inden for forhandlingens uskrevne regler at det kan være usandt i den forstand at de faktisk kunne give sig mere. Dette ses normalt ikke som uhæderligt - det er så at sige acceptabel bluff. Om det er god forhandlingsteknik, kan vi tale om senere i bogen, men det er i hvert fald i situation du kan komme i, og som ikke bør standse dig.
Magtspil og manipulation
Den tyske filosof Jürgen Habermas siger at når man indgår i en samtale i samfundet, så har man automatisk på forhånd lovet at man er oprigtig og ordentlig. Man taler sandt og holder sig fra manipulation: Det er en forpligtelse der ligger i situationen selv. Det synes jeg godt der kan være noget om. Enhver professionel samtale indebærer krav til begge parters etik. Men virkeligheden er på den anden side at alle kan forfalde til tricks, tomme trusler og en lemfældig omgang med sandheden. Mennsker er ikke perfekte. Den problematik har du med dig hele tiden, og som forhandler må du indimellem se dig i spejlet med det moralske lys tændt.
Jeg møder mange forhandlere, også i mit private liv. I festligt lag kan jeg godt komme ud for at nogen gerne vil dele deres oplevelser med mig. Og så lytter jeg selvfølgelig venligt. Men ofte handler disse historier netop om hvordan man fik modparten ned med nakken. Efter et par glas rødvin bliver det nok lidt ekstra kulørt, men det er tankevækkende at samtalerne ofte handler om at bruge magt. Derfor spørger jeg mig selv om der mon er en tendens til machokultur i den folkelige opfattelse af forhandling.
Mit syn på både trusler og manipulation er at det er alternativer til at forhandle. Det er noget man gør fordi man ikke evner eller ønsker at forhandle. Man kan manipulere fordi man vurderer at det ikke er muligt at lave en aftale på ærlig vis. Eller man kan true fordi man med rette eller urette tænker at der ikke er andet at gøre.
Selvom jeg tager moralsk afstand fra snyd og vold, skriver jeg ikke dette for at moralisere. Jeg er her ikke for at fortælle dig hvad du skal tænke, mene og gøre, men for at give dig mine bedste bud på hvordan du griber det effektivt an når dit valg er at forhandle.
Kan føles unaturligt
I Harvards bøger og artikler kan man flere steder læse at forhandling kræver uddannelse fordi den effektive dialog i vid udstrækning er kontraintuitiv. Dermed menes at når du forhandler, skal du ofte gøre og sige noget andet end det der lige føles naturligt. Man skal bl.a. lære at holde kæft når man har allermest lyst til at sige noget.
Jeg er enig med Harvard på dette punkt. En stor del af min undervisning handler om en slags strategisk selvdisciplin. At man har styr på sig selv, og at man ikke reagerer uhensigtsmæssigt, heller ikke på provokationer. Du vil senere i bogen høre mere om hvordan jeg dyrker kontrollen og det langsomme tempo.
Jeg møder en del mennesker der ikke giver mig ret i at forhandling bør være så strategisk og kontrolleret. Altså som i højere grad tror det virker for dem at improvisere og tro på deres intuition. Hvad der er det rigtige for dig, finder du nok ud af undervejs i din proces.
Stasisformer
I retorikken og retsfilosofien har man begrebet stasisformer. Det lyder sikkert fremmedartet for de fleste, men dækker noget der er meget enkelt: Hvad er det vi taler om lige nu?
Tankegangen er at man kan være uenige på 4 måder. Og min idé er at det kun er én af dem der er rigtig relevant når man forhandler. Du kan således bruge min lille metode her til frasortering. Hvis samtalen bevæger sig ind i en stasisform der ikke gavner forhandlingen, kan (bør) du glide af og sende dialogen den rigtige vej.
I moderne retorik går man som regel ud fra fire (og kun fire) vinkler på enhver tænkelig uenighed:
Fakta
Definition
Vurdering
Handling
Den remse vil jeg anbefale dig at lære udenad. For det er kun én af dem der kan bruges til noget når du forhandler. Og det ligger næsten i ordet: handling.
Det man forhandler om, er hvad der skal ske. Hvad man kan love hinanden. Det er i sit væsen noget fremtidigt. Det man på den anden side helst ikke skal drukne i, er begrundelser. For de er i deres væsen ikke på samme måde fremtidige. De hører til i fortiden.
Sagt meget grundlæggende: Hvis du forhandler løn med din kommende arbejdsgiver, skal fokus være på – lønnen! Den faldgrube du skal lære at undgå, er – hvorfor! Diskussioner og argumenter har ødelagt mange forhandlinger og relationer. Måske har du selv prøvet det. Du fremsiger et argument. Den anden part modsiger argumentet. Du holder fast. Den anden modsiger igen. Du finder på et andet argument, som også bliver modsagt. Imens fryser forhandlingen fast. Den rokker sig ikke ud af stedet.
Derfor er du nødt til at installere en lille dims i din hjerne. Den skal give signal når forhandlingen går af sporet i en forkert stasisform. Altså hvis samtalen dvæler for meget ved fakta, definition eller vurdering. Når det sker, skal du i stedet sige: Hvad gør vi ved det?
Selvfølgelig skal der være en vis enighed om fakta. Men hvis forhandlingen selv udarter til en ørkesløs diskussion om hvorvidt det ene eller det andet er tilfældet, risikerer forhandlingen at fryse fast. Den er nu en diskussion, og altså ikke en forhandling. Måske er det okay – det må du bestemme. Det jeg siger, er blot at du skal være bevidst om det. Skal du tage diskussionen og for en stund glemme forhandlingen? Eller skal du glide af på den og vende tilbage til handling. Altså til hvad man kan love hinanden.
Det samme gælder stasisformen definition. Igen: Til en vis grænse er man sikkert nødt til at være enige om hvad man kalder tingene. Taler vi fx om et svigt eller om et hændeligt uheld? Men igen skal den lille dims i din hjerne slå ud. Du må spørge dig selv: Er jeg kommet til dette møde for at forsvare denne eller hin definition, eller kan vi lade den ligge og i stedet tale om hvad vi gør ved det? Altså igen: Glid af på diskussionen og drej den stille og roligt hen på hvilken aftale det vil være muligt at indgå.
Også stasisformen vurdering kan være nødvendig. Det kan være samtalen om hvorvidt noget er godt eller dårligt. Igen, det er selvfølgelig din beslutning om det er vigtigt at tale om, og hvorvidt den del af samtalen er relevant lige nu. Men lad dig ikke trække ind i diskussionen pr. automatik hvis den ikke tjener dit formål. Glid af hvis din analyse siger nej, og forsøg at få liv i samtalen om hvad der kan aftales.
En del af din proces med at udvikle dig som forhandler er at lære at skelne mellem disse stasisformer. Installér den lille dims i din hjerne. Vær altid åben og lyttende, men dirigér samtalen hen mod handling når du mener der er brug for det.
Case: Thomas’ faktura
Thomas arbejder som freelance ideudvikler og tekstforfatter. Han har arbejdet for en stor kunde om et vigtigt projekt og sendt en faktura. Relationen er god. Men som svar på fakturaen skriver kunden at de reducerer betalingen. Begrundelsen er at de mener at en af deres medarbejdere har hjulpet i betydelig grad med at formulere teksten. Hun har ifølge dem været med til at udvikle det man kontrakten kalder tekstkonceptet. Thomas er ikke enig og svarer at han står fast på fakturaen. Den skal betales. Altså stasisformen handling.
Men Thomas skal passe på. Han skal tage stilling til hvilke af de tre andre faser han vil lade sig trække ind i. Giver det mening for ham at gå ind i en diskussion om fakta, definition eller evaluering?
Stasisformen fakta ville handle om hvorvidt det faktisk er tilfældet at den omtalte person hos kunden faktisk har udført en betydelig del af Thomas’ arbejde. Bør Thomas diskutere det, eller er det en afsporing?
Stasisformen definition kunne handle om kontraktens ordlyd. Hvad skal man fx forstå ved ordet tekstkoncept? Bør Thomas diskutere dét, eller er diskussionen ufrugtbar?
Stasisformen vurdering ville handle om hvor meget eller lidt det har kostet kunden, altså hvor “slemt” eller “godt” det er. Eller hvor meget Thomas måtte have “vundet” på at medarbejderen hjalp. Skal Thomas lade sig trække ind i en diskussion om det?
Hvis Thomas vælger at forhandle, er det formodentlig mest frugtbart for ham alene at tale om hvad der skal udbetales, ikke hvorfor. Altså kun handling, ikke de andre stasisformer. Den overvejelse kommer du også selv til at have igen og igen som forhandler.
I senere kapitler kan du læse hvordan man ved at tænke og tale interessebaseret kan udvide scopet og gennem forhandling skabe ny værdi til gavn for begge parter.
Overvej
A.
Giver det mening at skelne så skarpt imellem de tre typer dialog: diskussion, konfliktløsning og forhandling? Hvad taler for, og hvad taler imod? Er der et større overlap mellem dem end det fremgår af kapitlet?
B.
Find dit eget eksempel frem i hukommelsen. En vigtig forhandling. Fx din seneste lønforhandling, en salgs- eller købsforhandling eller i en politisk rolle. Hvordan vil du vurdere kvaliteten af din forhandlingsteknik? Hvad er du tilfreds med, og hvor ser du mulighed for forbedring?
C.
I kapitlet siger jeg at du som regel har interesse i at gøre processen formel. Er du enig? Hvad er dit syn på dette aspekt?
D.
Jeg foreslår at du tænker i stasisformer: fakta, definition, vurdering og handling. Kan du se nogen mening i det i forhold til dine egne forhandlinger? Kan du komme i tanker om en forhandling hvor det handlede for meget om noget andet end handling?
Øvelser
A.
To naboer er uenige om vedligeholdelsen af hegnet mellem deres grunde. Den ene nabo synes det skal udskiftes eller istandsættes meget grundigt. Det vil koste langt mere end det den anden nabo foreslår: at man blot bruger lidt maling. Det er en gammel diskussion som nogle gange blusser op og bliver følelsesladet. For øjeblikket er begge parter sure. Hvilke argumenter er der for og imod at uenigheden skal løses med en forhandling, med argumenter eller med konfliktløsning? Eller er der andre muligheder?
B.
En bygherre er i gang med et byggeprojekt. Det entreprenørfirma som står for at udføre byggeriet, og som man har en kontrakt med, meddeler pludselig at byggeriet desværre bliver dyrere og vil tage længere tid fordi der er fundet noget i undergrunden man ikke havde regnet med. Bygherren indvender at dette allerede er dækket af kontrakten, men entreprenørfirmaet står fast: Det bliver 5% dyrere og vil vare 2 måneder længere. I en telefonsamtale kommer direktøren hos bygherren op at skændes med direktøren hos entreprenøren. De læser åbenbart kontrakten forskelligt.
Men hvilke muligheder er der for at løse problemet? Hvad er argumenterne for at forhandle? Hvad er argumenterne for at der behøves konfliktløsning? Eller er det først og fremmest argumentation der er brug for? Hvilke stasisformer kan komme i spil?
Resumé
- Forhandling er en specifik dialogform hvis formål er at indgå en handel (en transaktion hvor man udveksler løfter)
- Forhandling er derfor noget andet end argumentation, hvor formålet er at opnå et ja eller blive enige om hvad der er sandt
- Forhandling er også noget andet end konfliktløsning, hvor formålet er at genoprette en skadet relation
- Forhandling er arbejde, ikke familie- og privatlivets samtaler og diskussioner
- Forhandling er oftest (eller bør oftest være) en formel proces fordi det giver dig bedre kontrol
- Uanset hvor man forhandler, er det i bund og grund de samme grundlæggende metoder man har brug for
- Harvard Law Schools Project on Negotiation (PON) arbejder med begrebet interest based (eller principled) negotiation
- Interest based (eller principled) negotiation går ud på at man fokuserer på interesser i stedet for at stå stejlt på krav
- I forhandling er en vis form for bluff etisk accepteret og endog nødvendig - fordi købslagning indebærer bluff
- Stasis er en retorisk betegnelse for hvordan man vinkler det der tales om. Kun én vinkel er relevant i en forhandling, nemlig: Hvad kan vi aftale? Andre diskussioner kan være nødvendige til en vis grænse, men kan i værste fald skade begge parters resultat.