Preview: Ny bog om forhandlingsteknik
Kapitel 2. Interesser
I forhandlingens natur ligger at den bygger på interesser. Det lyder umiddelbart logisk. Når du køber eller sælger noget, eller når du overvejer at skrive under på en kontrakt, er dine interesser i spil. Handelen skulle gerne gavne dig i så høj grad og på så mange måder som muligt. Og den skulle helst også gavne den anden part, for så kan man handle med hinanden igen i fremtiden. Og så vil du selvfølgelig også gerne sikre dig mod negative sideeffekter og dårlige valg. Jeg tænker derfor at vi er enige om at interesser er værd at tale om.
Hvis du fx er indkøber, kan det godt være at du får en fantastisk lav pris her og nu. Men den har du måske ikke den store glæde af hvis du overser alt det andet du har til opgave at sørge for: leveringssikkerhed, garantier, kvalitet, fremtidige udfordringer osv. Så selvom mange uskolede forhandlere lider af et næsten forbløffende tunnelsyn og kun kan tale om prisen, er færdigheder i at bringe alle interesser i spil det der får bundlinjer til at stige, ikke mindst hvis man ser på det i sammenhæng og over tid.
Interesser kan være simple eller komplekse, dvs. der kan være få eller mange i forhandlingen. Og de kan være positive eller negative, altså være at opnå noget man gerne vil, eller undgå noget man ikke ønsker. De kan desuden være åbenlyse eller skjulte. Det kan fx være åbenlyst at man har brug for at en proces går hurtigt, men skjult at man har et problem med sin likviditet. De kan være materielle og immaterielle: En rentefordel er fx en materiel interesse, mens fx tryghed, hvis sådan en følelse kommer i spil, er immateriel. Nogle interesser er specifikt knyttet til en situation man står i nu og her, andre behøver ingen forklaring.
Fra tunnelsyn til overskud
Når jeg hjælper andre med forhandlinger, oplever jeg igen og igen at deres arbejde med interesserne enten helt mangler eller er meget mangelfuldt. Nogle tror det er gjort med at sige nogle få sætninger inden de slår i bordet og stiller krav. Andre gør sig end ikke dén ulejlighed. Jeg tror noget af problemet er at man stirrer for meget på selve målet, eller på en del af det. Naturligt nok. Jeg tænker at vi som biologiske dyr er genetisk disponerede for tunnelsyn. Det er uden tvivl praktisk når man er på jagt og skal have ram på byttet for enhver pris. Men din opgave som forhandler er en anden: Det kan ikke nytte du har tunnelsyn som en stenalderjæger.
Sådan arbejder du med interesser
Først forbereder du dig hjemmefra. Du (eller I) starter med at lave en brainstorm over alle tænkelige interesser – for begge parter. Og derefter en analyse: Sådan ser verden ud for mig, og sådan ser den ud for den anden part. Dét ønsker jeg mig, og dét ønsker de sig. Og til sidst udtænker du en teori: Hvad er mit bud på en måde det kan kombineres på til begge parters bedste? Faktisk gerne flere teorier. Så stiger sandsynligheden for at én af dem kan bruges til noget. I det følgende vil jeg gennemgå de hovedlinjer jeg selv normalt arbejder ud fra, og som jeg råder mine klienter til.
Din liste er stikord til samtalen
I mange tilfælde er det nok at spørge sig selv hvilke interesser der kan komme i spil. Svaret kan ligge lige for, og det behøver ikke være spor mystisk. Men pas på. Selvom en forhandling umiddelbart ser enkel ud og du uden besvær kan lave en liste over interesserne, er det vigtigt at gøre det. Du har nemlig brug for din liste som stikord til den samtale der venter. Det kan du læse mere om i kapitlet Dialogen.
Situation og interesser
Hvis man sammenligner det med grammatiske former, er interesser principielt noget med fremtiden. Eller mere præcist: ønsker til fremtiden. Før denne fremtid ligger nutiden og fortiden, som jeg tilsammen tænker på som situation. Altså det man står i nu, og som er sket frem til nu. Hvis du skal forklare eller forstå et ønske, er det ofte nyttigt eller måske nødvendigt at forstå baggrunden, altså hvad der gik forud. Derfor ser jeg sådan på det at situation sammen med interesser er et “par” der giver mening sammen.
Så når jeg for alvor skal forklare mine interesser eller spørge den anden part om deres, stiller jeg det ofte op i en formulering hvor jeg forklarer situationen og mine interesser som et sammenhængende narrativ. Det er ikke mindst nødvendigt når min forhandling foregår skriftligt, fx på mail, men jeg bruger det også mundtligt. Fordelenen er bl.a. at den anden part har ro til at forstå hvad jeg taler om, og at jeg ved at udtrykke mig så tydeligt fremstår transparent. Så det kan indirekte også være godt for tilliden mellem os.
Hvis jeg fx skal forklare hvorfor jeg stiller et specifikt krav om min ophavsret, supplerer jeg det med en forklaring om min situation i denne forbindelse: Jeg har for nylig haft en anden sag hvor jeg kom til at fortryde at jeg ikke sørgede for at have styr på min ophavsret. Derfor har jeg brug for …
Interesser kan være skjulte
I nogle tilfælde kan det vise sig at interesserne gemmer sig for den umiddelbare forståelse. Ikke desto mindre kan den gode løsning ligge gemt her. Jeg husker en historie der blev fortalt på et af de mange kurser hvor jeg deltog. To døtre i en familie vil begge have den eneste appelsin der ligger i frugtskålen. Det nærliggende for den retfærdige moder ville være at skære appelsinen midt over så døtrene kunne få en halvdel hver. Men moderen i denne historie er klog: Hun spørger dem efter tur hvorfor de vil have appelsinen. Den første datter svarer at hun vil lave juice. Den anden forklarer at hun ønsker at rive skallen til en kage. Da det står klart, kan appelsinen deles på en måde så de hver især får “den hele”. Altså to gange fordobling af output. Moralen er at det betaler sig at undersøge hvad der ligger bag et krav. Løsningen kan være enkel selvom det til en start virkede fastlåst.
Selvfølgelig vil det være en overdrivelse at sige at alle forhandlinger indeholder skjult værdi på denne måde. Og dog. For jeg tænker at du aldrig må lade være med at undersøge det. Du bliver formentlig overrasket over hvor mange gode løsninger man nogle gange kan trylle frem uden at det koster én selv ret meget.
Jeg forhandlede engang med en international kunde med afdelinger i Tyskland. På det tidspunkt ville jeg meget gerne have flere tyske kunder. Helt af sig selv tilbød de at formidle en kontakt. De vidste ikke at denne for dem uvigtige detalje var ekstremt værdifuld for mig. Faktisk mere værdifuld end den aftale vi var i gang med at tale om. De sagde bare: Værsgo’ og gav mig informationerne. Jeg tænker det føltes naturligt for dem – det var jo bare venlighed. Men havde de bragt den på bane som en variabel i handlen, ville jeg have været parat til en modydelse. Selvom venlighed kan være en god investering, var det en overset værdi.
Betalingsfrist og renter
Jeg havde en case hvor betalingsfrist var vigtig for den ene part, som var kunden. Det skyldtes at man i den multinationale koncern havde særligt gode muligheder for at forrente penge. En kalkule havde vist at man ved på denne måde at “låne” af alle sine leverandører kunne tjene en formue hver måned på renter. En lille leverandør risikerer at blive forarget fordi man ikke har lyst til at være “bank” for en stor koncern. Men der er jo også den mulighed at handle. I stedet for at argumentere om det, kan man måske slå en handel af. I sådanne tilfælde er det skjulte penge der trylles frem ved fælles hjælp. Hvorfor ikke inddrage beløbet i forhandlingen?
Skjulte interesser kan også være internt politiske. Der kan være forhold i baglandet eller til interessenter som trækker i trådene. Der kan være håb om genvalg eller skjulte konflikter som det muligvis ikke giver mening at tale om i forhandlingen, men som alligevel spiller en rolle for dens udfald.
Typer af interesser
Når du brainstormer, får du ofte øje på hvor komplekse interesser kan være. Både du selv og den anden part kan være underlagt krav og have multiple planer og fremtidsudsigter. Her er en liste over typer af interesser som du som minimum bør tænke igennem:
- Materielle, fx penge, renter, sted, aftaler, logistik
- Tid, fx varighed, frister, datoer, modning
- Psykologiske, fx tryghed, værdighed, retfærdighed
- Relationelle, fx forhold til offentlighed, presse, omverden
- Strategiske, fx kommende udfordringer og muligheder
- Symbolske, fx en sejr, et skridt frem, en ny identitet.
Under punktet Tid har jeg skrevet modning. Det er et retorisk begreb som betegner hvorvidt en sag er klar til videre handling. Nogle sager er umodne – indtil de pludselig kan håndteres. Andre sager er overmodne, dvs. det er for sent at gøre noget ved dem. Tid er i det hele taget en interesse der ofte er vigtig, men som mærkeligt nok også ofte overses. Gennemgå derfor altid alle tidsaspekter.
Her er, i alfabetisk orden, den liste jeg viser i min undervisning som hjælp til brainstorm: belastning, betingelser, bøvl, diskretion, faglighed, fordele, forsigtighed, følelser, fremtid, kvalitet, kvantitet, ledelse, lettelse, logistik, politik, presse, præcedens, referencer, relation , ry og rygte, samarbejde, sikkerhed, sociale medier, synlighed, tid, tryghed, udvikling. Brug den som inspiration til at at opstille din egen liste – målrettet dit arbejdsområde og dine egne forhandlinger.
Ikke-materielle interesser
Listen ovenfor viser desuden at nogle interesser ikke er materielle. Det er dem jeg kalder psykologiske. Altså følelser som tryghed, værdighed eller identitet. Det er selvmodsigende i den forstand at jeg indtil nu kun har talt om at man indgår en handel. Normalt vil man tænke på en handel som materiel. Men når det handler om følelser, er der i mine øjne en grænseflade og endog et overlap med den måde man håndterer konflikter på: De følelser der opstår eller ændrer sig i processen, er en del af dens udfald. Derfor er du i nogle tilfælde nødt til at tage følelserne med i analysen.
Værdighed indtager efter min mening en førsteplads. Det siger jeg fordi jeg ser så mange fejl netop hér. Du skal indtænke at den anden part aldrig må føle sig som den lille. Man kan måske sige at værdighed, fx følelsen af ligeværdighed, er en forudsætning for den frivillige aftale. Forhandler du fx udfaldet af en tvistighed, er værdighed central. Den anden part skal føle at det er retfærdigt. De må ikke føle sig banket på plads.
Kan ændre sig over tid
Nogle forhandlinger strækker sig over lang tid med mange mails eller samtaler. Overenskomstforhandlinger i Danmark er langvarige på en helt særlig måde: Man forhandler i flere døgn og overnatter i soveposer fordi man ikke går hjem før en aftale er nået. Til sidst kommer parterne ud, glade, med trætte øjne og uglet hår.
I processer der strækker sig over tid, kan interesserne ændre sig undervejs, både for din side af bordet og for den anden part. Måske opdager man undervejs hvad der virkelig betyder noget. I nogle tilfælde viser det sig at man har interesser der trækker i hver sin retning. Derfor er du nogle gange nødt til at opstille hierarkiske lister og tage stilling til vigtigheden af hver enkelt interesse.
Variable og bytteværdi
Jeg sagde tidligere at interesser kan udtrykkes sammen med den situation de bygger på: Vi er i den situation at X, og derfor har vi brug for Y. Men der er også et tredje niveau: variable.
Variable er det man helt konkret kunne bytte, altså handle med. En fridag er en variabel. Et godt arbejdsmiljø er ikke en variabel. Men de kan begge regnes for at være interesser. Følelsen af at blive anerkendt er ikke en variabel, men et procentpoint på lønnen er en variabel. Overskud er ikke en variabel. Betalingsfrist er en variabel. Men det kan alt sammen betegnes som interesser.
Variable har altid den egenskab at de kan tælles, måles eller vejes. Eller de har en sandhedsværdi, hvilket skal forstås på den måde at man med sikkerhed kan sige om de er der eller ikke er der. Overskud er et begreb og derfor ikke en variabel. En betalingsfrist er et antal dage og derfor en variabel.
Variable er således det der konkret kan udveksles i byttehandlen, og derfor er de en grænseflade mellem interesser og strategi. Det taler vi mere om i næste kapitel.
I økonomisk teori skelner man mellem brugsværdi og bytteværdi, og det er relevant for din forberedelse af forhandlingen. Vi var inde på det tidligere i kapitlet, hvor jeg talte om skjulte interesser: at den ene kan give noget som ikke koster noget særligt, men som har stor værdi for modtageren. Det bør du være særligt opmærksom på. Det der udveksles i en forhandling, bør aldrig være en selvfølge. Se altid på brugsværdien, især i situationer hvor du bare har lyst til at love det og give det væk. I stedet kan du anerkende ønsket, parkere det – og senere handle med det. Vurdér brugsværdien for modparten, og sæt bytteværdien af det du tilbyder, derefter. Læs mere om hvordan du udtrykker dig i kapitlet Dialogen.
Skjulte dagsordener
Du kan ikke altid vide om der stikker noget under det den anden part fortæller dig. Men du kan holde øjne og ører åbne. Der kan være mange årsager til at man ikke fortæller dig alt. Det behøver ikke være mangel på tillid eller forsøg på at snyde. I den interessebaserede tilgang ligger sådan set at alle interesser kan komme i spil, også dem man vælger ikke at forklare.
Min egen strategi og holdning er at være transparent. Jeg forklarer mine interesser grundigt og ærligt fordi jeg gerne vil have at min modpart kan “mærke” mig. Min erfaring er at det giver tillid og forståelse. Kun sjældent vælger jeg bevidst at holde noget skjult, og når jeg gør det, er der en god grund.
Et beriget kompromis
Jeg sagde tidligere at formålet med at forhandle er en handel eller et kompromis. Jeg skylder dig at sige at ordet kompromis for tiden ikke er god latin i visse forhandlingskredse. Jeg tror nogle lægger i det at man bare mødes på midten og dermed overser værdi. Det kan der måske godt være noget om. Men jeg håber du tager til dig at man stræber efter et beriget kompromis. Man starter med at forhandle om 100% og ender med at dele 500%. Hvis du som opfinder eller iværksætter forhandler med en producent om en aftale som begge parter kan tjene på, kan du udvide scopet ved at inddraget endnu et produkt. Nu er den samlede værdi multipliceret, fx til 200% af det man startede med. Hvis du køber en ydelse, kan du multiplicere værdien ved at åbne for nye aftaler ud over den man taler om. Om det er det rigtige at gøre, skal du finde ud af i din forberedelse. For ganske vist forhandler du nu potentielt mere værdi, men i disse eksempler skal du også selv yde mere. Vil du det? Hvis ja, er det fint, hvis nej har du dine grunde til ikke at gøre det. Men du må aldrig lade være med at gennemtænke det.
I nogle tilfælde ligger værdien fuldstændig gemt og lægges kun på bordet fordi én af parterne har gavn af den. Det kan være finansielle fordele, fx som i den case med betalingsbetingelser jeg nævnte ovenfor. Hvis den ene part har stor gavn af andre betingelser end man normalt ville aftale pr. automatik, kan man vælge at bringe betingelserne ind i forhandlingen. Den part som ikke tjener noget på ændringen, kan sørge for at den værdi den anden part får, bliver kapitaliseret og delt. Den type fordele synes jeg dukker op relativt ofte. De kræver noget af din samtaleteknik, som vi taler om i flere af de efterfølgende kapitler.
Interessser som mængdelære
I skolen tegnede vi mængder som aflange boller. Og så tegnede vi prikker indeni som viste elementerne i mængden. Man kan tegne bollerne så de delvist overlapper hinanden, og så kan der være nogle prikker i det fælles område: fællesmængden. Sådan tænker jeg på interesser.
Mængden til venstre er mine interesser, og den til højre er den anden parts. På illustrationen har jeg øjensynligt 2 interesser man ville kunne forklare, og den anden part har tre. Men for begge parter ligger en af dem i et fælles område fordi den deles af begge parter. I en jobsamtale med min chef kan han have et ønske om at jeg siger ja til at blive udstationeret – og jeg kan have samme ønske. Når analysen viser dette, skal jeg jo spørge mig selv: Er udstationering et element jeg skal tale om som en interesse – evt. uden i første omgang at love noget? Er det noget jeg skal forsøge at handle med? Og svaret afhænger af situationen.
Nogle gange er din forhandling virkelig så “enkel” som modellen ovenfor viser. Der er relativt få interesser der skal i spil i samtalen. Men i rigtig mange forhandlinger vil det vise sig at når man først går i gang med at forberede sig i dybden, dukker nye muligheder op. Både åbenlys værdi man bare ikke havde tænkt på – og skjulte resurser der måske skal gennemtænkes nøje. Pointen er at du ikke må sjuske med dette arbejde. Der kan bogstavelig talt ligge guld gemt som skal frem i lyset og bruges positivt.
En af dine bestræbelser skal også være at forstå så mange interesser som muligt som fælles. Jo flere prikker du har i fællesmængden, desto bedre kan du frame forhandlingen som et fælles projekt der gavner begge. Er du forfatter, er din og forlagets salgstal en fælles interesse – de er to sider af samme sag. Men det er din kendthed som forfatter også. Hvis du bliver kendt, vil det sælge flere bøger, og derfor vil man også kunne tale om PR og markedsføring som fælles interesser.
Giv ikke op for tidligt
Arbejdet med at finde, gennemtænke, analysere og formulere interesser er dybere og mere omfattende end de fleste tror. Men det er den vigtigste kilde til din succes som forhandler. Derfor er mit råd: Bliv ved. Giv ikke op for tidligt. Du har bogstavelig talt alt at vinde ved at blive verdensmester i denne disciplin.