7-modellen er en driftsikker skabelon til dine mails

Mails og breve har fået skarp konkurrence fra diverse sociale medier og platforme. Alligevel er du nødt til at kunne kunsten at skrive en velkommunikerende mail i den rette stil. Mailen kan være formel eller uformel, kort eller lang, dybfølt eller rutinepræget. Men uanset hvilket budskab du vil formidle, kan du bruges 7-modellen. Den vil altid sikre en ordentlig og godt opbygget skrivelse hvor budskabet står helt klart for modtageren.

Af Kaare Thomsen, sprog- og kommunikationsrådgiver

7-modellen er en disposition der sikrer at budskabet er klart

Mailens 7-model er en model du kan bruge til stort set alle slags mails og breve. Den består af 7 trin eller elementer. Overvej dem altid, og udelad dem du ikke skal bruge.

Sådan ser 7-modellen ud:

1. Emne (i mailprogrammets emnelinje)

2. Høflig indledning

3. Formål

4. Budskab

5. Næste skridt

6. Hilsen

7. PS

Her er modellen vist med lidt tekst:

1. Emne (i mailprogrammets emnelinje): Svar på din ansøgning

2. Høflig indledning: Kære Lise Hansen

Tak for din ansøgning om ...

3. Formål: Jeg skriver til dig fordi ...

4. Budskab: Vi har nu set på sagen og kan meddele dig at ...

5. Næste skridt: Hvis du vil vide mere om dine muligheder, kan du ...

6. Hilsen: Venlig hilsen Pia Jensen, sagsbehandler

7. PS: Reglerne for udbetaling af ... findes på ...

Her er et eksempel på en mail der er bygget op efter 7-modellen:

Emne: Jeg har brug for regnskaberne for 2019-2020

Hej Morten

Tak for din hjælp i sidste uge. Jeg skriver til dig fordi jeg har brug for endnu et doku­ment fra jeres arkiv, nemlig regnskaberne for perioden 2019-2020. Kan du maile mig en kopi af dem?

Når jeg har fået regnskaberne fra dig, kontakter jeg Niels, og vi går i gang med selve rap­porten. Du hører selvfølgelig fra mig så snart vi er færdige med arbejdet.

Mange hilsner

Jesper

PS. Jeg er på Skype hvis du vil tale med mig.

Her har jeg sat den samme mail op i et skema så du kan se hvordan den følger 7-modellen:

1. Emne

Jeg har brug for regnskaberne for 2020-2021

2. Høflig indledning

Hej Morten

Tak for din hjælp i sidste uge.

3. Formål

Jeg skriver til dig fordi jeg har brug for endnu et dokument fra jeres arkiv, nemlig regnskaberne for perioden 2016-2017.

4. Budskab

Kan du maile mig en kopi af dem?

5. Næste skridt

Når jeg har fået regnskaberne fra dig, kontakter jeg Niels, og vi går i gang med selve rapporten. Du hører selvfølgelig fra mig så snart vi er færdige med arbejdet.

6. Hilsen

Mange hilsner

Jesper

7. PS

PS. Jeg er på Skype hvis du vil tale med mig.

Endnu et eksempel — en uopfordret ansøgning:

Jeg tilbyder samarbejde om undervisning

Til SoftiWise

Jeg har besøgt jeres hjemmeside og synes den er virkelig interessant. Denne mail er en uopfordret ansøgning om at blive underviser hos jer. Jeg er freelance konsulent og arbejder med (næsten) de samme produkter, så jeg vil sandsynligvis hurtigt kunne blive produktiv i jeres regi. Jeg er åben for forskellige muligheder for samarbejde, enten som fastansat eller som fast tilknyttet freelancer.

Lidt om min baggrund: Jeg er 42 år og uddannet først datamatiker og siden grafisk designer. Jeg har arbejdet hos GongSoft i 10 år. Jeg arbejder lige nu freelance i Danmark og Tyskland. Se også mit CV, som jeg har vedhæftet mailen.

Jeg håber I har lyst til tale med mig om mulighederne. Jeg vil tillade mig at ringe til jer om cirka en uge for at høre om vi kan aftale et møde.

Venlig hilsen

Gyrithe Tempelhoff

CV vedhæftet.

Se her hvordan mailen er delt op i de 7 trin:

1. Emne

Jeg tilbyder samarbejde om undervisning

2. Høflig indledning

Til SoftiWise

Jeg har besøgt jeres hjemmeside og synes den er virkelig interessant.

3. Formål

Denne mail er en uopfordret ansøgning om at blive underviser hos jer.

4. Budskab

Denne mail er en uopfordret ansøgning om at blive underviser hos jer. Jeg er freelance konsulent og arbejder med (næsten) de samme produkter, så jeg vil sandsynligvis hurtigt kunne blive produktiv i jeres regi. Jeg er åben for forskellige muligheder for samarbejde, enten som fastansat eller som fast tilknyttet freelancer.

Lidt om min baggrund: Jeg er 42 år og uddannet først datamatiker og siden grafisk designer. Jeg har arbejdet hos GongSoft i 10 år. Jeg arbejder lige nu freelance i Danmark og Tyskland. Se også mit CV, som jeg har vedhæftet mailen.

5. Næste skridt

Jeg håber I har lyst til tale med mig om mulighederne. Jeg vil tillade mig at ringe til jer om cirka en uge for at høre om vi kan aftale et møde.

6. Hilsen

Venlig hilsen

Gyrithe Tempelhoff

7. PS

CV vedhæftet.

 

Et sidste eksempel: en forslag om at mødes for at give og modtage feedback:

1. Emne: Skal vi aftale en dag at mødes?

2. Høflig indledning: Hej Jonas
Tak fordi du har vist mig den tillid at bede om min feedback til dit forslag til vores nye mødelayout. Det vil jeg selvfølgelig gerne!

3. Formål: Jeg synes vi skal aftale et tidspunkt hvor vi kan tale sammen uforstyrret, og hvor vi har god tid.

4. Budskab: Hvad siger du til at mødes på fredag kl. 11 i det lille mødelokale? Så har jeg nogle dage til at forberede mig.

5. Næste skridt: Du må meget gerne sende alle de relevante dokumenter, og du må også gerne skrive lidt om hvad du gerne vil have ud af min feedback.

6. Hilsen: Bedste hilsner
Kaare Thomsen

 

Mere om mailens 7-model

I det følgende vil jeg forklare lidt mere om mailens enkelte dele.

Emne

Det du skriver i emnelinjen, skal være så informativt som muligt. Brug hellere sæt­ninger end stikord. I mange tilfælde kan emnelinjen indeholde hele hoved­budskabet eller konklusionen. Her er nogle eksempler:

Vi vil gerne holde et møde med dig

Tak for din ansøgning — vi mangler nogle informationer

Afbud: Jeg kan desværre ikke komme på torsdag

Skal vi aftale en dag hvor vi giver hinanden feedback?

Her er nogle eksempler på emnelinjer der er dårlige fordi de indeholder for lidt information og ikke er sætninger:

Vedr. møde

Ansøgning om boligtilskud

Ang. forældremøde på torsdag

Høflig indledning

Høflighed og venlighed er altid en god idé. I Danmark har vi fået en tendens til ikke at være så høflige som i mange andre lande og kulturer. Vi tænker nok ikke så meget på det i hverdagen, men det kan godt gå ud over din chance for at få succes med mailen. Selv når tonen skal være saglig, professionel eller ligefem formel, må den helst ikke virke uvenlig. Det kan være lidt af en balancegang.

Det ser ud til at vi danskere har en forskellig oplevelse af ordet “kære” i breve og mails. Nogle synes ordet lyder for intimt og endda påtrængende, andre synes det lyder pænt og formelt. Jeg synes at “kære” er helt okay i formelle mails og breve når du skriver både for- og efternavn: Kære Anders Jensen. Bruger du kun fornavnet, bliver det selvfølgelig lidt mindre formelt: Kære Anders. Skal det være endnu mindre formelt, kan du prøve Hej Anders eller bare Hej. De er venlige og almindeligt accepterede former hvis du kender personen eller har skrevet til ham eller hende før. Til Anders Jensen kan også bruges, men det er en form der er mindre venlig. Så går det bedre med: Til sekretariatet — når mailen ikke er stilet direkte til en bestemt person.

Hvis det falder naturligt, er det også en rigtig god idé at lade brevets første sætning efter overskriften være en høflig bemærkning: Tak for din mail eller lignende. Her er nogle flere eksempler:

Vi har modtaget dit cv, tak for det.

Tusind tak for dit hurtige svar.

Det var rart at få en tilbagemelding på ...

Tak fordi du har bedt mig give dig feedback.

Formål

Efter den høflige indledning fortæller du modtageren hvorfor du skriver til ham eller hende. Gør det til en gylden regel for alt hvad du skriver, at formålet er fuldstændig klart for læseren. Her er nogle eksempler på hvad du kan skrive i dine mails:

Jeg skriver til dig fordi vi nu har set nærmere på din sag ...

Der er desværre nogle problemer med ...

Jeg er glad for at kunne fortælle dig at ...

Datoen for din afrejse nærmer sig, og jeg har brug for ...

Budskab

Nu ved læseren hvorfor han eller hun har fået din mail, og derfor kan du gå i gang med at uddybe hvad du har på hjerte. Skriv det vigtigste først, altså konklusionen. Uddyb der­efter. Prøv om du kan holde sætningerne så korte at de kun indeholder én informa­tion hver. Budskabet kan fx lyde sådan:

Vi har nu diskuteret din ansøgning. Vi er nået frem til at du desværre ikke kan få til­skud. Selvom din dokumentation for rejsens formål er i orden, er der alligevel nogle for­hold som gør at vi ikke mener du kan komme i betragning. Den vigtigste begrundelse er at du har fået tilskud til 2 andre rejser sidste år. Vi lægger vægt på at de midler vi uddeler, skal komme flest muligt til gode.

Læg mærke til at allerede afsnittets anden sætning indeholder konklusionen: Vi er nået frem til at du desværre ikke kan få tilskud. Derefter kommer forklaringerne. Det er en rigtig god idé at komme med konklusionen så tidligt som muligt i budskabet. Så undgår du at mailen virker vævende.

Næste skridt

Følg budskabet op med at skrive hvad der mere skal ske, dvs. hvad der er næste skridt i sagen. Her er nogle eksempler:

Jeg vil tillade mig at kontakte dig igen sidst på ugen for at ...

Hvis du ønsker at deltage i projektet, har vi brug for ...

Så snart jeg har fået dine oplysninger, vil jeg ...

Hvis du har nogen spørgsmål, beder jeg dig ringe til ...

Jeg vil straks gå i gang med at læse dit materiale ...

Hilsen

Før i tiden var det mest almindeligt at skrive Med venlig hilsen ... Efterhånden er det nok mere brugt at skrive Venlig hilsen ... Jeg mener de er lige gode, det er en smagssag.

Vil du være ekstra personlig og venlig i dit udtryk, kan du overveje disse muligheder:

Bedste hilsner

Venlige hilsner

De venligste hilsner

Mange hilsner

Stor hilsen

Hvis mailen er formel, råder jeg dig til at skrive dit fulde navn og din titel og evt. andre oplysninger:

Jesper Duval
Områdechef
Tlf.dir: ..

PS

PS er en forkortelse for post scriptum, der er latin og betyder efterskrift. Du kan skrive PS neden under din afsluttende hilsen og derefter komme med en tilføjelse. Det kan være ekstra oplysninger eller uddybende forklaringer. PS skal helst handle om noget der står i brevet eller mailen - frem for at give oplysninger om noget helt andet.

Læs mere om skriftlig kommunikation

Artiklen er et redigeret uddrag af bogen Skriv godt - effektiv skriftlig kommunikation.

9788792235114

Bogen kan købes på Saxo, Plusbog m.fl. og hos din boghandler.

 

Kurser i skriftlig kommunikation ...

Læs flere blogindlæg ...

Denne artikel er publiceret den 3. maj 2021.